E-mail s podužom listom primalaca je dvosjekli mač: može biti vrijedno sredstvo pri organizaciji poslovnog projekta ili zabave, a može vam donijeti mržnju primaoca jer će mu odgovori popuniti dolazni spremnik.
Masovni e-mailovi, iako omraženi, su vrlo korisni u nekim situacijama. Ako pozivate ljude na zabavu, mijenjate broj telefona ili javljate svojim podređenima da vas u petak neće biti na poslu, masovni e-mail spasiće vas gnjavaže. Da ne biste navukli bijes kolega i prijatelja, donosimo neka pravila za korištenje tastera "odgovori svima".
Prije nego što stisnete taster "odgovori svima", upitajte se da li bi trebalo da svi na spisku znaju ono što ste napisali. Vrlo često je odgovor negativan.
Ako niste sigurni želite li da vaš odgovor čitaju svi, radije ga pošaljite samo jednoj osobi da poslije ne zažalite. Ako ste rekli nešto dovoljno pametno, osoba koja je započela slanje poruka to će podijeliti s grupom, a ako ispadnete glupi, osramotili ste se samo pred jednom osobom.
Ponekad pošaljete e-mail samo jednoj osobi, ali ona pri odgovoru u CC doda svog šefa, prijatelja, ili neku drugu osobu s kojom ne želite komunicirati. Pri ovakvim odgovorima nema potrebe odgovarati svima. Jednostavno odgovorite osobi s kojom ste htjeli komunicirati, ignorišući sve osobe u CC-u.
Ako želite poslati e-mail na više adresa, a ne želite da se on pretvori u spam, stavite adrese u BCC. Tako one neće biti vidljive nikome od primalaca i svi odgovori će ići samo vama.