Društvo

Pratite nas na Google news

Arhiviranje na drugačiji način: Dokumenti koji zlata vrijede

Arhiviranje na drugačiji način: Dokumenti koji zlata vrijede
Foto: N.N. | Arhiviranje na drugačiji način: Dokumenti koji zlata vrijede
N.N.

Prva asocijacija obično je podrum ili neka zabačena, tamna prostorija zatrpana registratorima i papirima u koju se rijetko zalazi, barem u redovnim okolnostima. U vanrednim, poput strašne poplave iz maja 2014, jedno od glavnih pitanja bilo je – jesmo li sačuvali arhivu ili je gomila važnih i originalnih dokumenata otišla u nepovrat.

Nisu to više samo prašnjavi papiri, današnje arhive dobrim dijelom se čuvaju u digitalnoj formi i, kao trajni vid zaštite, na mikrofilmu, čiji se vijek procjenjuje na 500 godina, objašnjavaju u kompaniji ADS – Archive Digital Solution, iz Banjaluke, jednom od najvećih preduzeća u BiH za upravljanje arhivskom građom. Godinama unazad, bave se digitalizacijom, mikrofilmovanjem, registraturskim-fizičkim sređivanjem papirne arhive, čuvanjem papirnih originala i svih medija u savremenim depoima, opremljenim prema ISO standardima, kao i dezintegracijom (rezanjem, šrediranjem) dokumentacije. Kažu da o standardima, ipak, najbolje govori podugačak spisak klijenata koji su im svoju dokumentaciju povjerili na čuvanje, a među kojima su banke, javne ustanove i preduzeća, institucije, tržni centri, osiguravajuće kuće i drugi.

"Kad nabrojite sve te klijente i probate da zamislite koliko se značajnih i povjerljivih podataka i dokumenata kod nas čuva, shvatite da je arhiva zaista pravo blago o kojem se, baš kao o blagu, i mora starati. Kad smo sa tim poslom počinjali, bili smo pioniri koji su od vrata do vrata strankama objašnjavali da arhive nisu neki memljivi podrumi, već izuzetno ozbiljan i odgovoran posao, sa posebnim akcentom na značaj očuvanja stare dokumentacije”, kaže generalni direktor ADS-a Željko Stojnić. 

Pionirski posao vremenom se pretvorio u preduzeće sa najsavremenijom opremom, pa ADS u procesu digitalizacije koristi najsavremenije skenere kakve trenutno imaju samo rijetki, poput NASA-e.

"Iz cijele Bosne i Hercegovine stižu nam pozivi onih koji svoju arhivu žele da digitalizuju. Nakon skeniranja dokumenata, unosimo metapodatke prema želji klijenta, na osnovu kojih se može pronaći željeni dokument među milion drugih u roku od nekoliko sekundi. Razvojem informacionih tehnologija, to je postao najjeftiniji i jednako pouzdan način čuvanja kao i mikrofilm", objašnjava Stojnić.

U ADS-u koji je odnedavno u vlasništvu kompanije Prointer ITSS, izuzetno su ponosni i na mikrofilmsku laboratoriju, ali i na opremu za rezanje (šrediranje) građe, svjetski poznatog proizvođača mašina za uništavanje papira – šredera, EBA GmbH, čiji su i zastupnici.

Uz akreditacije za sve usluge koje nude, jedini u Bosni i Hercegovini ispunjavaju zahtjeve prema ISO standardu za čuvanje arhivske i bibilotečke građe. Nivo profesionalnosti u poslovanju potvrđuje i podatak da su jedini u BiH koji posjeduju i Industrijsku sigurnosnu dozvolu. Taj dokument koji izdaje Ministarstvo bezbjednosti BiH odnosi se na pristup podacima stepena "TAJNO".

Baš taj segment poslovanja arhivu oslikava i iz malo drugačijeg ugla. Tačnije, u njoj ne rade samo stručni, već prije svega ljudi od povjerenja koji razumiju osjetljivost i povjerljivost podataka koje čuvaju.

"Mi smo upravo na taj način i stvarali kolektiv i zato među zaposlenima imamo čitav spektar različitih struka. Uvijek nam je bio cilj da jedni drugima vjerujemo i da svi budemo svjesni koliko je značajan posao koji radimo", kaže direktor ADS-a.

O značaju tog posla svjedoče i izuzetno strogi i precizni zakoni o čuvanju arhivske građe karakteristični za skoro sve zemlje razvijenog svijeta. Na našem prostoru preporučeno je da se kopije mikrofilmova čuvaju minimum 50 kilometara od glavnog sjedišta, a prema važećem Zakonu o arhivskoj djelatnosti Republike Srpske nakon digitalizacije i mikrofilmovanja dio papirne dokumentacije može se uništiti. Ipak, gomilanje arhive i dalje je veliki problem, a samim tim i njeno adekvatno ažuriranje, sigurnost i pristup pojedinim spisima u preduzećima i institucijama, zbog čega je sve ono što radimo samo odraz realne potrebe na tržištu, kažu u ADS-u i naglašavaju da su za upravljanje dokumentima elektronski sistemi najbolje rješenje.

Još jedno rješenje koje dodatno svjedoči o tome šta znači izgubiti arhivu uvele su SAD nakon 11. septembra 2001. Tada su odlučili da kopije mikrofilma moraju biti izmještene čak na drugu tektonsku ploču.

Izneseni komentari su privatna mišljenja autora i ne odražavaju stavove redakcije Nezavisnih novina.

Najčitanije