Veliki broj zaposlenih ljudi svoje radno vrijeme svakodnevno provodi u kancelarijama. Računajući ukupno vrijeme provedeno u takvim prostorima, manje vremena, u okviru aktivnog dana, boravimo u vlastitom domu nego na radnom mjestu. Ovakva činjenica navodi na ozbiljno razmišljanje o tome da kancelarija treba da bude pravilno i funkcionalno organizovana, te da omogući zdrave radne procese.
Obezbjeđivanje mjesta za rad kreće već od samog projektovanja objekta u kojem se kancelarije nalaze. Potrebno je obezbijediti dovoljne količine dnevnog svjetla, te položajem prozora i vrata omogućiti prirodno provjetravanje bez pojave propuha. Uz mogućnost prirodnog provjetravanja, poželjno je postaviti i klima-uređaje, koji će regulisati vlažnost i temperaturu vazduha u prostoriji. Položaj radnog mjesta treba da bude dovoljno udaljen i nikako direktno izložen pozicijama izduvavanja vazduha, toplog zimi ili hladnog ljeti.
Odabir podnih i zidnih obloga u prostoru uticaće na njegovu kvalitetu. Sve obloge koje sakupljaju prašinu i teže se održavaju nezdrave su za disajne organe i kao takve nisu preporučljive za radne prostore. Antistatične površine, kao i tepisi s takvom vrstom vlakana, jednostavne su za održavanje i uklanjanje čestica prašine. Hladni podovi, poput kamenih ili keramičkih pločica, nikako nisu preporučljivi, čak ni u kombinaciji s ugrađenim podnim grijanjem.
Prostorna dispozicija elemenata namještaja, poput radnih stolova i popratnih ormara i polica, mora biti pravilna kako bi obezbijedila nesmetan i zdrav radni proces. Ravnomjerna osvijetljenost radne površine, s lijeve ili prednje strane, onemogućiće stvaranje sjene vlastitim tijelom i dodatno naprezanje očiju. S istim ciljem je potrebno obezbijediti efikasnu zaštitu od sunca.
Ergonomski namještaj omogućiće pravilno držanje tijela tokom cijelog radnog dana. Jednu od najvažnijih funkcija ima ergonomski dobro projektovana radna stolica, koja će se svojim oblikom i mogućnostima prilagoditi svakom pojedincu i njegovim tjelesnim potrebama. Poželjne karakteristike takve stolice su prilagodivo sjedište po visini i dubini. Postoje i ergonomske stolice s posebnim integrisanim mehanizmom za kontrolu tenzije, koja omogućava prilagođavanje otpora mehanizma tjelesnoj težini korisnika tokom dinamičkog sjedenja.
"Zdrava kancelarija" će u pravom smislu riječi postati to primjenom ekoloških materijala i proizvoda. To se, prije svega, odnosi na odabir prirodnih materijala za izradu namještaja, vrata i prozora te primjenu boja i lakova na prirodnoj bazi. Ukupan ugođaj upotpuniće dekoracija prostora sobnim biljem različitih veličina i vrsta. Unošenjem biljaka u prostor unosite dio prirode u radni ambijent, te ga činite ugodnijim za boravak i rad.
Dodatnu komponentu ugode i zdrave radne atmosfere unijeće boje u interijeru, kao i primjena određenih aromatičnih ulja, koja će svojim mirisom uticati na raspoloženje. Ostali detalji, poput dragih predmeta ili slika na radnim stolovima, stvoriće mentalno zadovoljstvo svakom pojedincu.
Buka
Ukoliko se u blizini nalazi izvor buke, neophodna je dodatna zvučna izolacija zidova kako bi se izbjegli problemi. Ako su kancelarije organizovane po spratovima, dobra zvučna izolacija podova, kao i mekša podna obloga spriječiće prenošenje buke uzrokovano udarima obuće o pod i omogućiti bolju koncentraciju tokom radnog procesa.
Trendovi
Najnoviji trendovi u uređenju poslovnih prostora usmjereni su izrazito ka jednoj smjernici, a to je fleksibilnost. Promišljen dizajn, koji rezultuje izrazitom funkcionalnošću i praktičnošću, imperativ je dizajnerima koji projektuju namještaj za tržište. Bazični elementi, koji uz različite demontažne dodatke postaju kompleksni i svojom strukturom i sadržajem, omogućavaju obavljanje različitih zadataka i izazov su za projektante.